از قبل از موقعیت زمانی و برنامه های آن روز خیر در حد امکان اطلاع داشته باشید.

ارتباط با خیر به طرق مختلفی ممکن است صورت بگیرد ولی به طور کلی چهار گونه ارتباط وجود دارد:

1- کلامی ( تلفنی یا حضوری)

2- بصری ( فیلم و کلیپ، عکس)

3- نوشتاری ( کاتالوگ و مجله)

4- دیجیتال ( ایمیل و شبکه های اجتماعی)

اشاره قرآن کریم به سه اصل ارتباطی انسان  :

لا تَقفُ ما لَيسَ لَكَ بِهِ عِلمٌ  إِنَّ السَّمعَ وَالبَصَرَ وَالفُؤادَ كُلُّ أُولٰئِكَ كانَ عَنهُ مَسئولًا﴿۳۶﴾

از آنچه به آن آگاهی نداری، پیروی مکن، چرا که گوش و چشم و دل، همه مسؤولند.

 

• 6-1- مذاکره حضوری، زمان مراجعه

 

• 
• برای اخذ کمک ابتدا و انتهای هفته مراجعه نکنید.
• طی تماس تاکید داشته باشید زمانی که فرصت کافی دارند حضور پیدا کنید.
• هرگز بین جلسات یا در مسیر رفت و آمد مذاکره نکنید.
• بهترین ساعت حضور برای مذاکره ساعت 9 الی 11 صبح است.
• سعی کنید زمان حضور را با جلسه فرد یا افراد دیگری مداخله نداشته باشد.
• از قبل از موقعیت زمانی و برنامه های آن روز خیر در حد امکان اطلاع داشته باشید.

 

• 6-1-1- نکاتی در مورد مذاکره حضوری

 

برخورد اول:

 برخورد اول مهمترین برخورد شما با دیگران است گاه در همین برخورد ما اینقدر زیبا تاثیر گذار میشیم که تقریبا به بیش از نیم از اهداف این ملاقات میرسیم و گاه متاسفانه در همین برخورد ادامه رابطه قطع خواهد شد .

دقت کنید بر اساس تحقیقات انجام شده خیر در 20 ثانیه اول تصمیم می گیرد که به شما کمک کند یا نه.

مهمترین ها در برخورد اول :

• سر وقت حاضر شوید

زمانبندی یکی از مهمترین اصول در اولین برخورد است. در اولین برخورد سر وقت رسیدن، توجه به زمان ملاقات و همینطور مدت زمان مالاقات رو باید برنامه ریزی شده انجام دهیم.

• تنها گوینده نباشید

در برخورد اول هدف آشنایی خیر با شماست و فرآیند کاری شما اما نباید تنها گوینده شما باشید و دقت کنید که با آرامش و شمرده سخن بگویید و پس از هر جمله نظر خیر را هم در مورد آنچه گفته اید بپرسید.

• پول را فراموش کنید

در اولین برخورد با خیر نباید دید ما و انگیزه ما مادی و جذب پول یا منابع باشد برخورد اول معارفه و شناخت است پس نباید دید جذب منابع و این احساس را به خیر انتقال بدهیم.

• زیاد صمیمی نشوید

در برخورد اول ما فرد خیر را و روحیات او را نمیشناسیم پس تا حد امکان می بایست مودبانه و با در نظر گرفتن حریم ها با ایشان مذاکره کنیم از هر نوع شوخی،کنایه و با پاگذاشتن در حریم خیر بپرهیزیم.

• خود را بی خیال نشان ندهید

در برخورد با خیر خود را فردی بی توجه و خونسرد نشان ندهید با همه وجود با او صمیمیت کنید و از اینکه توانستید زمانی را با صمیمیت در مورد کار خیر خود بگذارید خوشحال باشید.

• اول سوال بعد جواب

در برخورد اول بگذارید از شما سوال پرسیده شود نه اینکه پشت سر هم مطالب را به صورت پراکنده مطرح کنید و برای هر سوال پاسخی درخور آن سوال بدهید.

• شکسته نفسی نکنید

در برخورد اول مجموعه را قوی و قابل پیشرفت معرفی کنید و با این باور به ملاقات خیر بروید اگر مدیریت خود و قوی بودن مجموعه را باور نداشته باشید نمی توانید خیر را برای مشارکت جذب نمایید.

• به موبایل جواب ندهید

زمانیکه به حضور خیر میرسید جلسه را با ارزش بداند سعی کنید تلفن همراه خود را در حال سکوت و یا از پاسخگویی خودداری کنید عدم پاسخگویی به تلفن همراه به طرف مقابل این پیام را می دهد که برای شما او و جلسه بسیار مهم است.

• کودک درون را مهار کنید

در برخورد اول کودک درون خود را کنترل کنید. کنایه، شوخی و یا هر رفتار کودکانه ای ممکن است نه تنها باعث صمیمیت نشود بلکه مجموعه را سبک و کم اهمیت جلوه دهد تا حد ممکن رسمی و البته خوش برخورد باشد.

• مدام سوال نپرسید

در برخورد اول در عین حال که شنونده و گوینده هستید خود را کنجکاو و پر حرف نشان ندهید به اطراف خیلی نگاه نکنید و سوال های نامرتبط نپرسید.

• قدرشناسی کنید

در برخورد اول از اینکه او وقت خود را در اختیار شما گذاشته تشکر و قدردانی کنید و بهتر است در اولین برخورد یکی از هدایای تبلیغاتی مجموعه خود را به همراه ببرید.

• به حرف های او با دقت گوش کنید

هنگام ملاقات با دقت به حرفهای طرف مقابل گوش کنید و با حرکات دست و صورت و چشم ها حرفهای او را تایید و در هر چند جمله یک سوال کوچک بپرسید.

• عجول نباشید

در برخورد اول سریعا به دنبال کسب نتیجه نباشید و در صحبت های خود عجله نکنید و آرام و با دقت برخورد کنید.

• زبان بدن

زبان بدن یکی از مهمترین اعضای ارتباطی است نوع نشستن، حرکت دستها و تمام اعضای بدن در حین صحبت و رایزنی با خیر بسیار مهمتر از زبان سر است. استفاده اصولی از زبان بدن خود نیازمند دوره ای جداگانه است.

چند مثال زبان بدن:

• قلاب کردن دستها:

این یک ژست متکبرانه میباشد. خصوصا زمانی که فرد به عقب تکیه داده باشد. او میگوید: من آنقدر بر شما سلطه دارم که نیاز به دفاع کردن از خودم ندارم .

 

• دست کشیدن در میان موها:

وقتی افراد نمی دانند چه چیز باید بگویند اغلب اوقات دستشان را میان موها می کشند. ناظـری که قـادر است زبان بدن را متوجه شود آگاه است که فرد در مورد کاری که می خواهد انجام دهد و یا چیزی که می خواهد بگوید تردید دارد .

 

• تکان بیقرار دستها:

این تلاش بدن برای رهایی می باشد. هـورمـون آدرنـالیـن در حال ترشح شدن است اما فرد نمی داند چگونه رهایی یابد. کلنجار رفتن با سر آستین پیراهن و یا جواهر آلات روی مچ به دیگران میـگوید که: شما احتیاج به توجه دارید. در کافه این عمل جایز و مناسب است اما در جلسات کاری منحرف کننده و موجب حواس پرتی می گردد.

 

• بازی کردن با حلقه ازدواج:

این علامت عصبی بودن و نشانگر آن است که مشکلی در ارتباط وجود دارد. خصوصا زمانی که فرد همزمان در مورد همسرش در حال صحبت کردن می باشد.

 

• 6-2- آدم ها در ارتباط سه دسته اند

 

• بصری:

بصری ها عاشق هیجانند . می توانید آنها را از حالت نگاه کردنشان و رفتارشان  پر انرژی و تند حرف می زنند و زیاد از دست و بدنشان موقع حرف زدن استفاده می کنند. در دایره لغاتشان کلمات تصویری زیادند. مثلا شفاف، درخشان، چشم انداز. برای ارتباط گرفتن با اینها نباید شل و ول باشید. پرانرژی باشید و تند حرف بزنید و توانایی هایتان را نشان دهید .

• سمعی:

سمعی ها خیلی خوب گوش میدهند وسخنورترند. خوب حرف می زنند و حواسشان به اینطرف و آنطرف هست. در واقع گوش هاشان تیز است. در دایره لغاتشان کلماتی که صدا دارند بیشتر شنیده می شود. مثلا صدا، آهنگ، همهمه، ضربه، قصد داشتن، شرح دادن، مذاکره کردن، ناهنجار ... با اینها باید خوب و شمرده حرف زد تا کلمات تاثیرشان را بر شنوایی آنها بگذارند.

• قلبی وحضوری و عاطفی:

عاطفی ها احساسشان عمیق تر است و ملایمترند. خودشان را موقع حرف زدن لمس می کنند و موقع حرف زدن از چنین کلماتی استفاده می کنند: احساس، اتصال، لغزیدن، تعادل، اصابت، احساساتی. به نظر شل و ول می رسند ولی عملا از بقیه حساس تر و عمیق ترند. با این افراد خوب دست بدهید، گاهی به پشتشان بزنید یا دست روی شانه شان بگذارید. ( البته نه همان جلسه اول. اصل پسرخالگی که یادتان نرفته).

 

• 6-3- نمونه یک برنامه جلب مشارکت

 

سایت اینترنتی دونیت :

• این سایت با اخذ پروژه ها و طرحهای پیشنهادی از خیریه ها وسازمانهای غیر دولتی نسبت به جمع آوری کمک اقدام میکند.

 

• برای هر پروژه زمان و مبلغ مشخصی  معین میشود و  تا تاریخ معین  شده اگر مبلغ مورد نظر جمع اوری شد پروژه انجام میشود و اگر نشد پول به خیرین باز میگردد .

 

 

• دونیت | جذب حمایت مالی

 

• https://2nate.com

 

• 6-4- مذاکره تلفنی

 

• آیا شما هم حرف‌زدن رودررو را به مذاکره تلفنی ترجیح می‌دهید؟ پشت تلفن اعتماد به‌ نفس کم‌تری دارید و راحت نیستید؟ نگران نباشید بیشتر افراد این مشکل را دارند. بیشتر افراد پشت تلفن خجالتی‌تر از زندگی واقعی‌شان هستند. حتی بسیاری از افراد باهوش یا محترم در تماس تلفنی ناشیانه رفتار می‌کنند. 

 

• بسیاری از تماس‌های تلفنی که منشی‌ها یا کارشناسان فروش شرکت‌های مختلف، مذاکره‌های بسیار سرد و نامطلوبی هستند. در صدای همه‌ی این افراد ترس از نادیده گرفته شدن و رد شدن وجود دارد، آنچه می‌گویند خشک و بی‌روح است و غیرعادی و نامناسب به نظر می‌رسد.

 

• برای موفقیت در مذاکره تلفنی باید از این روند ناشیانه دست بردارید. خواننده‌ی گرامی و دوست عزیز، از همین لحظه تصمیم بگیرید مذاکره تلفنی خود را تغییر دهید و کم‌کم در این کار موفق شوید. اگر نکات و راه‌کارهای کوچک مذاکره تلفنی را رعایت کنید، به جرئت می‌توان گفت از ۹۰ درصد مردم پیشی خواهید گرفت و این یعنی فرصتی عالی برای کسب موفقیت‌های گوناگون در زندگی.

 

• 6-4-1- چرا باید مذاکره تلفنی را آموخت؟

 

• بیشتر افراد موفقی که فروشنده‌ی تلفنی بوده‌اند، در زمینه مذاکره تلفنی این تجربه‌ها را داشته‌اند:
• کاهش هزینه‌ی تلفن به یک سوم حالت عادی تنها با متقاعد کردن کارمندان بخش خدمات تلفنی شرکت‌ها.
• تبدیل ۱۰ درصد ضرر به ۲۵ درصد سود در مذاکرات تجاری .
• صرفه‌جویی در حدود 9 میلیون تومانی با تغییر برنامه‌ی زمانی در قرارهایی مانند نوبت دندان‌پزشکی، پزشکی و غیره در شرایطی که از لحاظ قانونی دست و پای مذاکره‌کننده کمی بسته است.
• تبدیل برخوردهای سرد وبی‌روح مدیران عامل و اجرایی شرکت‌های بزرگ به مذاکره‌های مفید.
• همان‌طور که می‌بینید، مذاکره تلفنی موفق نتایج فوق‌العاده‌ای دارد و باید با یادگیری شگردهای آن پا در مسیر پیروزی بگذارید.

 

• 6-4-2- نکته‌ی مهم در واداشتن طرف مقابل به انجام آنچه می‌گویید

 

وقتی مشغول مذاکره تلفنی هستید، باید چند قانون و اصل اساسی را بدانید. در ادامه به ۳ تا از مهم‌ترین اصول این کار می‌پردازیم:

 

• لحن و آهنگ صدا به‌شدت مهم است:

در مذاکره تلفنی درست بودن لحن شما اهمیت زیادی دارد. برای بهبود این مهارت باید بلند‌بلند صحبت و تمرین کنید تا پژواک صدا و لحن خود را بررسی کنید.

 

• لبخند بزنید تا شادتر به نظر برسید:

هرچند فرد آن سوی خط نمی‌تواند شما را ببیند، هم‌چنان لبخند زدن بسیار مفید است. دقیقا مثل اینکه پوشیدن لباس خوب و اتوکشیده تأثیر فوق‌العاده‌ای در مذاکره تلفنی شما خواهد داشت. این تأثیرات غیرمستقیم هستند و باعث افزایش اعتماد‌ به‌ نفس و تقویت حالت صدای شما می‌شوند.

 

• تمرین معامله قبل از شروع مذاکره:

اگر در فرایند مذاکره ضعفی وجود دارد که باید آن را اصلاح کنید یا لازم است بیشتر تمرین کنید، حتما قبل از مذاکره این ضعف‌ها را برطرف کنید. برای نمونه بیشتر افراد در پایان‌بندی مذاکره تلفنی و نهایی کردن معامله کمی مشکل دارند. برای موفقیت حتما باید تلاش کنید تا این ضعف‌ها را از بین ببرید. نکته‌ی مهم این است که باید آن‌قدر تمرین کنید تا به لحن مناسب دست یابید و به جایی برسید که انگار گفتن این کلمات و این شیوه‌ی حرف زدن برای شما عادی و از ویژگی‌های شخصیت‌تان است. باید آن قدر راحت صحبت کنید که گویی دارید با مادربزرگ‌تان حرف می‌زنید.

 

گاهی‌ اوقات مثلا درباره‌ی قیمتی که می‌خواهید پیشنهاد دهید، مردد هستید و برای‌تان سخت است که قاطعانه قیمت خود را بگویید یا حتی فکر می‌کنید که این قیمت پذیرفته نخواهد شد. تجربه‌ی افراد موفق ثابت می‌کند که با ابراز نظر قاطعانه در مورد هر مسئله‌ای، امکان پذیرش آن از سوی طرف مقابل بیشتر می‌شود. برای اینکه حرف‌تان خریدار داشته باشد، آن را تمرین کنید تا برای‌تان کاملا عادی شود.

 

• 6-4-3- چند نکته برای متقاعد کردن طرف مقابل در آن سوی خط

 

• باید مذاکره تلفنی مبتنی بر حقیقت باشد و مانند یک معامله‌ رودررو و عادی انجام شود. در چنین حالتی لحن صدا و شیوه‌ی صحبت کردن شما سؤال‌بر‌انگیز نخواهد بود و طرف مقابل را دعوت به موافقت و همراهی می‌کند.

 

• به‌جای اینکه با لحن پرسشی از طرف مقابل بخواهید که کاری انجام دهد، جملات و عبارات را به شکلی بیان کنید که گویی وی همه‌ چیز این مذاکره تلفنی را پیشاپیش پذیرفته است.

 

• اجازه بدهید طرف مقابل بیشتر از شما صحبت کند. ابتدا سؤالات خود را بپرسید و سپس برای شنیدن پاسخ‌ها ساکت شوید و منتظر بمانید.

 

• پیام خود را در کم‌ترین کلمات ممکن منتقل کنید. گوران پرسون (Goran Persson)، نخست‌وزیر پیشین‌ سوئد مردی به‌شدت کاریزماتیک بود که در مذاکرات خود از کلمات اندک و گزیده استفاده می‌کرد. رفتار او چنین بود:

 

1. وقتی با کسی تماس می‌گرفت، در آغاز کلام بدون هیچ حرف اضافه‌ای فقط نام فامیل خود را می‌گفت: «پرسون …» و ادامه‌ی مکالمه را بر عهده‌ی فرد آن سوی خط می‌گذاشت.
2. او همیشه مختصر و مفید صحبت می‌کرد و بعد از اینکه طرف مقابل حرف‌هایش را می‌زد، او می‌پرسید که نکته دیگری وجود دارد یا خیر. که البته بهتر بود هر چیزی را که جا می‌ماند به او می‌گفتید.

 

• اگر برای تغییر زمان قرار کاری خود باید با طرف مقابل صحبت کنید، می‌توانید از این نکات کمک بگیرید:

 

• در مذاکره تلفنی حدود ۴ ثانیه فرصت تأثیرگذاری اولیه بر طرف مقابل دارید، در این فرصت باید ثابت کنید و نشان دهید که فرد مهمی هستید.

 

• باید تمام تلاش‌تان را در این زمان اندک به کار بگیرید تا از مزایای فوق‌العاده‌ی آن بهره ببرید. چگونه؟

 

گام اول

• لحن و آهنگ صدای‌تان باید مثبت و دوستانه باشد. قبل از شروع تماس کمی لبخند بر لب قدم بزنید.

 

گام دوم

• خود را معرفی کنید و شرح کوتاهی از دلیل تماس خود بدهید، مانند: من فلانی هستم و به خاطر فلان کار تماس گرفته‌ام.

 

گام سوم

• مسئله‌ی خود را بیان کنید و دلیل خود را برای تغییر زمان قرار بگویید. مانند:

 

• متأسفانه من باید قرارمان در ساعت ۱۷:۳۰ را تغییر بدهم، چون همین الان با من تماس گرفتند و برای مصاحبه‌ی کاری مرا دعوت کردند. این فرصت برای من خیلی مهم و تعیین‌کننده است و برای حاضر شدن سر این قرار باید بلیت تهیه کنم و به شهر دیگری بروم. ممنون می‌شوم اگر با من همکاری بفرمایید.

 

• در این قسمت لازم است توقف کوتاهی کنید، دست‌کم ۱ تا ۳ ثانیه. این زمان به فرد مقابل فرصت می‌دهد تا در مورد حرف‌های شما بیندیشد و کم‌کم دریابد در چه موقعیتی هستید و چه می‌خواهید. سپس ادامه بدهید:

 

• ممکن است این لطف را در حق من بکنید؟

 

• رعایت این نکته بسیار مهم است، زیرا این شکل درخواست به فرد مقابل احساس مهم‌ بودن می‌دهد و ممکن است حال و هوای او را در تمام طول روز دگرگون و مثبت کند، چون احساس می‌کند به کسی کمک کرده و مفید بوده است.

 

گام چهارم

• فرد آن سوی خط پاسخ مثبت یا منفی می‌دهد. البته اگر تمام نکاتی را که تا اینجا مطرح شد رعایت کنید، قطعا پاسخ مثبت خواهید گرفت. اما اگر تمام این نکات را رعایت کردید و با یک «نه» سرد و قاطع مواجه شدید، بدانید که طرف شما هیولایی بی‌روح است که به هیچ یک از حرف‌هایی که زده‌اید، توجه نکرده است. البته از قدیم گفته‌اند یک سوزن به خودت بزن، یک جوال‌دوز به مردم. پس:

 

۱. شاید نتوانسته‌اید آن‌طور که باید و شاید همراهی فرد مقابل را برانگیزانید یا به اندازه‌ی کافی مؤدب رفتار نکرده‌اید. شاید بیش از حد متفرعن یا محتاج به نظر رسیده‌اید.

چالش مهم شما برای موفقیت در مذاکره تلفنی این است که با اعتماد به‌ نفس به نظر برسید، شاد و مؤدب باشید و ضمن رعایت این نکات، پیام و خواسته‌ی خود را بگویید و با کمک طرف مقابل به هدف مورد نظرتان برسید.

 

۲. شاید هم علت بی‌اهمیتی و نپذیرفتن حرف‌های شما‌، نفرت و بی‌علاقگی فرد آن سوی خط نسبت به کارش باشد. این مشکل دیگر کاملا از اختیار شما خارج است. بعضی افراد هم به قول معروف نحس رفتار می‌کنند و خودشان افراد منفی‌ای هستند و میل دارند دیگران را نیز به این گرداب بکشانند.

 

• در هر دو صورت، اگر جواب منفی گرفتید، زیاد اصرار نکنید. اصرار و تقلا کردن بیش از حد پشت تلفن خیلی آزاردهنده است. مردم از این رفتار خوش‌شان نمی‌آید و اگر این رفتار را بکنید، میلی به همراهی با شما برای‌شان باقی نمی‌ماند.